🔒 Controlando la Mente del Asistente: El «Blindaje» del Conocimiento

Una vez que has creado tu asistente, puedes empezar a probarlo en el Chat de Prueba. Inmediatamente notarás algo clave: por defecto, tu asistente ya sabe cosas.

1. El Conocimiento «General» (La Ventana al Mundo) 🌎

Al principio, si le preguntas a tu asistente cosas sobre el mundo exterior, como: «¿Quién es Lionel Messi?», te responderá correctamente.

• ¿Por qué lo sabe? Porque, por defecto, Microsoft permite que la Inteligencia Artificial de base (como la que usa ChatGPT o Bing) acceda a su «conocimiento general». Es como si tuviera una ventana abierta a internet.

2. La Decisión Crucial: ¿Cerrar la Ventana o Dejarla Abierta?

En un entorno de empresa, especialmente para temas sensibles (RR. HH., Finanzas), es muy importante que el asistente solo hable de lo que tú le has enseñado, ¡y no se invente nada del mundo exterior!

Aquí es donde usas la opción de «Blindaje»:

🔓 Dejar la Ventana Abierta (Opción por Defecto)

• Nombre de la Opción: Permitir que la IA use su propio conocimiento general.
• Resultado: El asistente puede responder preguntas de tu empresa y preguntas sobre cultura general, deportes, etc.
• Riesgo: Puede mezclar accidentalmente información de tu empresa con información genérica.

🔒 Cerrar la Ventana (El Blindaje)

• Paso Clave: En la sección de Información General, desactivas la opción «Permitir que la IA use su propio conocimiento general.»
• Resultado: El asistente ya no sabrá quién es Leo Messi ni Michael Jordan.
• Beneficio: Focalización total. Ahora, el asistente solo trabajará con los datos que tú le subas (tus manuales, tus archivos, tus sitios web internos). Si no le subes un archivo sobre Leo Messi, te dirá: «Lo siento, no tengo información para responder a esto.»

3. La Fuerza de la IA Viene de tus Datos

El punto clave es este:

La verdadera potencia de tu asistente se libera cuando le proporcionas tus propios datos.

Puedes subirle tus documentos y sitios web de conocimiento en la sección «Conocimiento» (Knowledge). Una vez que lo blindas, la magia de la IA se concentra en leer, entender y dar respuestas únicamente basadas en tu información empresarial.

🧠 El Conocimiento del Copiloto: Datos Vivos vs. Datos Estáticos

El Conocimiento (Knowledge) es toda la información que tu copiloto puede leer, interpretar y usar para responder a las preguntas de los usuarios. Hay dos grandes estrategias para darle esta información:

1. 🔗 Conexión a Fuentes «Vivas» (La Mejor Estrategia)

La forma más eficiente es conectar tu asistente directamente a donde ya gestionas tus datos.

¿Qué es una Fuente Viva?

Una fuente viva es cualquier sistema donde los datos se actualizan constantemente (como una base de datos o una carpeta de documentos compartida).

Fuente de Datos	Tipo de Conector	La Gran Ventaja (La Magia)
Sistemas Empresariales	Salesforce, SAP, Oracle, Service Now, Azure SQL.	Si los datos cambian en SAP, el copiloto los verá actualizados automáticamente sin que tengas que hacer nada.
Carpetas Compartidas	SharePoint, OneDrive, Microsoft Fabric.	Si subes una nueva versión de un manual a la carpeta de SharePoint, el copiloto usará esa nueva versión de inmediato.

El Principio Clave: Tú solo cambias el dato en el origen (una sola vez), y todas las herramientas conectadas (incluido tu copiloto) ven la información correcta al instante.

Datos Estructurados vs. No Estructurados

Tu copiloto puede entender ambos:

• Datos Estructurados: Información organizada en filas y columnas (como tablas de Dataverse o SQL). Es más fácil obtener respuestas precisas, como un número exacto.
• Datos No Estructurados: Información en formato libre (como documentos Word, PDF o el texto de una página web). El copiloto los lee para darte respuestas que requieren interpretación.

2. 💾 Subida de Archivos Estáticos (La Opción Local)

Puedes subir archivos directamente desde tu PC (archivos locales) al copiloto.

• El Riesgo: Si ese archivo cambia, tienes que recordar volver a subir la nueva versión manualmente a CoPilot Studio. Es fácil que el asistente empiece a usar información desactualizada.

3. La Flexibilidad de la IA Generativa

Recuerda que siempre puedes elegir:

• Blindar el Conocimiento: El copiloto solo usa la información que tú conectaste (fuentes vivas y archivos).
• Combinar Conocimiento: El copiloto mezcla su propio conocimiento general con tus datos para dar una respuesta más completa, si es necesario.

La sección «Conocimiento» es el portal para conectar tu asistente con toda la inteligencia de tu organización.

📚 Ejemplo Práctico: Enseñándole a tu Asistente con una Web

Imagina que tu empresa tiene una sección de Preguntas Frecuentes (FAQ) muy detallada en su sitio web público, y quieres que tu asistente sepa responder todas esas dudas sin tener que escribirlas una por una.

El Objetivo

Que el asistente lea toda la información de la página de FAQs de tu empresa y la use para responder preguntas.

El Proceso en CoPilot Studio

1. Ve a la Sección «Conocimiento»: En el menú lateral izquierdo, haz clic en «Conocimiento» (Knowledge).
2. Busca la Opción para Sitios Web: Verás una sección que te permite añadir fuentes de información.
3. Introduce el URL (La Dirección Web): Simplemente pegas la dirección de la página web que quieres que lea.Ejemplo de URL: https://www.tuempresa.com/preguntas-frecuentes
4. Confirmar y Procesar: Haces clic en «Añadir» (o el botón de confirmación).

Lo que Hace el Asistente por Detrás

Una vez que le das la URL, ocurre la magia de la IA:

• 1. Escaneo (Crawling): El asistente va a esa página web y lee todo el texto que contiene (respuestas, párrafos, tablas).
• 2. Indexación: Organiza todo ese texto de forma interna para que pueda encontrar rápidamente la información.
• 3. Creación de Respuestas: Ahora, la IA está lista para tomar cualquier pregunta del usuario, buscar la respuesta en la web que le diste, y formular una respuesta elegante con esa información.

Probando la Magia en el Chat de Prueba

Ahora, si vas al Chat de Prueba y le haces una pregunta que antes no sabía, pero cuya respuesta está en esa web, ¡te responderá!

Antes de Añadir la Web	Después de Añadir la Web
Pregunta: «¿Cuál es la política de devoluciones?»	Pregunta: «¿Cuál es la política de devoluciones?»
Respuesta del Asistente: «Lo siento, no tengo información para ayudarte con eso.»	Respuesta del Asistente: «Según nuestra web de FAQs, la política de devoluciones permite un plazo de 30 días, siempre que el producto conserve el embalaje original.»

Exportar a Hojas de cálculo

El gran beneficio: No tienes que crear Temáticas para cada pregunta sencilla de las FAQs. La IA generativa hace el trabajo de leer y responder por ti, basándose en una fuente de información que ya existe.

¿Te gustaría que viéramos el siguiente paso natural: cómo subirle archivos privados (como un manual interno en PDF) en lugar de una web pública?